Ideas para dirigir juntas que impulsen tus objetivos

Las juntas de trabajo son importantes para establecer líneas de acción, resolver retos en conjunto y asegurarnos de que todos reciban la misma información cuando se requiere.

Pero cuando no están bien organizadas, carecen de estructura y no logran concretar objetivos, se provoca que las reuniones se prolonguen durante horas y dejen la sensación de no haber servido para nada.

Si este panorama te suena familiar, significa que debes hacer algunas mejoras en las juntas para aprovechar al máximo el tiempo de tus colaboradores.

La primera regla que aplico cuando viene a mi mente organizar una junta es preguntarme:

¿Es necesaria la reunión?

Debemos reflexionar sobre el objetivo de nuestra junta, recordemos que, si bien podemos disponer de nuestros colaboradores para que asistan, el tiempo que estén en la junta es tiempo que no estarán dedicando a ejecutar acciones para nuestra empresa, por lo que es un excelente ejercicio pensar si el objetivo buscado puede completarse por medio de un correo o con una indicación rápida cara a cara.

Planea la agenda 

Lo que te sugiero es que sea una agenda muy breve, tal vez tres puntos como máximo y muy bien definidos. Mantén el control de la agenda, algunos colaboradores pueden tener temas pendientes que querrán traer a la mesa, claro que es importante escuchar a nuestros colaboradores, pero la junta a la que hemos convocado tiene objetivos claros que debemos resolver para que todos vuelvan a sus actividades lo más pronto posible.

Hagamos saber a nuestro equipo que estamos listos para crear otros foros con sus temas puntuales, siempre que lo planeen y soliciten con anticipación.

Avisa por anticipado y elimina distracciones

En la medida de lo posible convoca a la junta con al menos 24 horas de anticipación y con tu agenda en mano haz saber a los convocados el tema del que tratará la junta. Así todos podrán tomar previsiones en sus actividades y también llegar a la junta con los temas en mente para encontrar más rápido las soluciones. 

Salvo que el tema a tratar exija verse en un monitor, una reunión libre de teléfonos móviles, laptops y tabletas permitirá que los asistentes se concentren en los asuntos a tratar y los resuelvan más rápido.

Limita el tiempo y las personas

Primero es importante determinar cuáles son los colaboradores clave que nos ayudarán a alcanzar los objetivos de la junta, después fijemos una hora de inicio y una hora de finalización, ambas acciones nos ayudarán a mantenernos enfocados.

Recordemos que las juntas son para alinear objetivos y tomar decisiones, si un tema requiere mayor planeación, es confuso o aún no está lo suficientemente trabajado, entonces tal vez lo que requerimos es una sesión de trabajo en equipo, y no una junta.

Cierra con acciones claras

Registra las acciones acordadas, su responsable y el tiempo de ejecución; cierra la junta haciendo que cada colaborador exprese verbalmente, ante todos, el objetivo que se le asignó, la acción concreta que llevará a cabo y en cuanto tiempo será completada. Esto dará a todos la certeza de que la junta fue útil, comprometerá a tu colaborador a llevar a cabo la tarea y te facilitará la vida para darle seguimiento.

Brevemente, no olvides agradecer a tus colaboradores y hacerles sentir la importancia de su persona y acciones en la empresa.

Finalmente: experimenta

Hay muchos libros y artículos de liderazgo y empresariales que nos podrán dar una perspectiva distinta a la de hoy, es bueno experimentar y hacer nuestra propia receta, la que nos funcione y empuje nuestros objetivos.

Aquí te va una idea: Haz juntas de pie. Se dice que este protocolo dada la situación de estar de pie obliga a los asistentes a concentrarse en el tema a tratar y acorta los tiempos para la toma de decisiones. 

Como siempre, no olvides que la transformación digital es un factor crucial para llevar tu empresa al siguiente nivel.

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