Hablemos de cómo es la experiencia de implementar un ERP

Implementar un ERP puede tener dos lados de la moneda, puede ser un total éxito o puede ser que se convierta en un incómodo fracaso.

Lo curioso es que con un poco de cuidado se puede evitar que ocurra la segunda opción.

Hay muchas formas de saber que estamos lidiando con factores que pueden hacer de la implementación un caos y hay maneras de controlarlos o en algunos casos sortearlos, si nos mantenemos conscientes y alertas de cómo será la experiencia de implementar un sistema de administración de los recursos empresariales.

Hablemos de cómo es la experiencia de implementar un software ERP

Cuáles son los retos

En la implementación los retos son varios; como ejemplo veamos los problemas que los equipos que intervienen en este proceso por lo general registran:

• • La falta de personal calificado dentro de la empresa para hacer funcionar el ERP es un factor presente muy común
• • Los problemas con el presupuesto para la implementación
• • El mantener los proyectos de la empresa avanzando durante la implementación y
• • La falta de entrenamiento del equipo de trabajo o empresa

La experiencia de iniciar con un ERP

Un factor adicional que puede nublar la experiencia de uso de un software ERP es que los proyectos que lo sostienen en ocasiones no salgan a tiempo, eso altera el presupuesto y por supuesto la posibilidad de poder usar el sistema con la oportunidad necesaria, lo que desequilibra a la empresa por completo.

Aunque son poco comunes las implementaciones con problemas, tenerlas en cuenta nos permite tener un plan de contingencia.

Idealmente los procesos de implementación y capacitación que tengan los empleados darán como resultado que se alcance a formar a los usuarios cumpliendo con lo siguiente:

• • Que mantengan el ERP funcionando
• • Que hayan respondido bien a la capacitación en cuanto a conocimiento del ERP
• • Que los usuarios del sistema sean competentes con la tecnología
• • Que la empresa tenga un marco de seguridad generado desde el usuario hacia el sistema

Lo anterior es un terreno ideal al que debemos apuntar. En ocasiones la falta de conocimiento del ERP, la barrera de la falta de conocimiento del empleado sobre la tecnología o el poco cuidado en la seguridad del ERP pueden hacer que una implementación exitosa colapse.

El entrenamiento con un software ERP

El entrenamiento en la experiencia de implementar un ERP es también fundamental porque da resultados que aseguran el éxito, en el sentido de que proporciona canales para que el equipo de implementación comparta el conocimiento necesario con los empleados o usuarios.

Una buena práctica que se puede llevar a cabo, es hacer que el entrenamiento formal para el uso de un ERP sea también una experiencia de aprendizaje "práctica y útil" antes de que el sistema quede implementado totalmente.

Entre instructores y usuarios se puede conseguir que no se trate de un mero entrenamiento teórico, sino que se hagan sobre la práctica ejemplos con casos que si no son reales sean lo más cercanos al día a día real, para que los usuarios el momento de salir en vivo tengan seguridad y controlen manejos similares.

La experiencia de implementar un ERP entonces puede ser amarga o grata, puede ir de la mano con los implementadores o estar alejada de ellos, puede ser compleja de llevar a cabo o gradualmente satisfactoria, todo depende de cómo asumamos dicha experiencia.

Si conocemos los bemoles de la implementación, sorteamos los escollos conocidos y la falta de conocimiento, habremos avanzado por buen camino.